システムから人にお願いごとをするときはAsanaを使おう

オペレーションチームで開発を担当しているmakitonです。

マネーフォワードケッサイは、お客様の請求業務をITの力で効率化するソリューションを提供していますが、まだまだどうしても人手が介在する業務は残っています。

例えば、口座振替手続きは紙の依頼書をやりとりしなければなりませんし、請求代行して回収した代金の振込を承認するのは結局人です。

そういった人が関わる部分の業務フロー設計や、ツール開発をするのがオペレーションチームになります。 今回はAsana¹を使ったシステムと人の連携についてご紹介します。

今までと浮上した課題

図は例示のため振込業務ということにしていますが、バッチ処理等で出来上がった何らかのデータを人が処理する業務フローをイメージしていただければと思います。

今までは、slackを使ってオペレータに依頼をするシンプルな仕組みでした。

当初はそれで十分でしたが、作業件数の増加やシステムのアップデートに伴って、以下の問題が浮上しました。

• 処理したものとしていないものが分かりづらい
• 昼夜問わずメッセージが飛んでくる

そもそもTODO管理をslackでやることが間違っているので、全社的に利用しているAsanaで管理することにしました。

Asanaタスクを切る仕組み

色々な業務で使えるだろうと思ったので、PubSubとCloud Functionsを挟んで、汎用的な仕組みにしておきました。 Asana APIを叩くCloud Functionsを作り、振込イベントをsubscribeしてAsanaタスクを作ります。

イケてるSaaSのAPIはドキュメント²も含めてしっかりしていて使いやすいですね。

創業当初からAsanaを使い続けているおかげか、当社は非エンジニアも含めてAsanaでタスク管理する文化が根付いているため、ありがたいことに新しい仕組みはすんなり受け入れてもらえました。

今後

まだslackで通知する仕組みは残っていて運用されていますが、システムから人になにか処理を要求する場合はAsanaタスクを切る仕組みに移していきたいです。

また、副産物としてpubsubを挟むようにしたので、イベントをフックしてRPAなどの自動化ツールに流すような改善も狙っています。

おかげさまで順調に成長しているマネーフォワードケッサイですが、より事業をスケールアップするためにはこういった効率化や処理能力の増強が課題になってくるフェーズにきています。 自動化しづらいところはどうしてもあるものの、テクノロジーの力でそれを何とかするのがITベンチャーのあるべき姿だと思うので、積極的にチャレンジしていきたいですね。